Projektmanagement und Projektsteuerung: Projekte erfolgreich planen und steuern

Projektmanagement und Projektsteuerung: Projekte sicher zum Ziel führen

Projekte bringen neue Produkte, digitale Lösungen und organisatorische Veränderungen voran. Gleichzeitig sind sie oft mit knappen Budgets, festen Terminen und unterschiedlichen Erwartungen verbunden. Ein strukturiertes Projektmanagement schafft den Rahmen für die Zusammenarbeit. Die Projektsteuerung macht sichtbar, ob das Vorhaben planmässig verläuft und wo rechtzeitig eingegriffen werden sollte.

Was bedeutet Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst die Planung, Organisation und Führung eines zeitlich begrenzten Vorhabens. Dazu gehören beispielsweise die Definition von Zielen, die Zusammenstellung des Projektteams, die Planung von Aufgaben und Ressourcen sowie die Kommunikation mit Beteiligten.

Ein Projekt beginnt üblicherweise mit einem klaren Auftrag. Dieser beschreibt, was erreicht werden soll, welche Ergebnisse erwartet werden und welche Rahmenbedingungen gelten. Im Verlauf des Projekts sorgt das Projektmanagement dafür, dass Aufgaben koordiniert und Entscheidungen getroffen werden.

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung bezeichnet die laufende Überwachung und Koordination eines Projekts. Sie vergleicht die tatsächliche Entwicklung mit der Planung und hilft, Abweichungen früh zu erkennen. Dazu werden unter anderem Termine, Kosten, Qualität, Leistungsumfang und Risiken betrachtet.

Der Begriff wird je nach Branche unterschiedlich verwendet. Im allgemeinen Projektumfeld ist Projektsteuerung häufig eine zentrale Aufgabe des Projektmanagements. Im Bauwesen kann sie zudem eine eigenständige Unterstützungsfunktion sein, die Bauherrinnen und Bauherren bei Organisation, Koordination und Kontrolle des Projekts begleitet.

Projektmanagement und Projektsteuerung im Vergleich

Bereich	Projektmanagement	Projektsteuerung
Schwerpunkt	Das Projekt planen, führen und organisieren	Fortschritt und Abweichungen überwachen und koordinieren
Typische Aufgaben	Ziele festlegen, Team koordinieren, Entscheidungen vorbereiten	Termine, Kosten und Leistungen vergleichen, Massnahmen verfolgen
Zeitraum	Über den gesamten Projektverlauf	Regelmässig während der Umsetzung

Beide Bereiche greifen ineinander: Eine gute Steuerung liefert dem Projektmanagement verlässliche Informationen. Das Projektmanagement nutzt diese Informationen, um Prioritäten festzulegen, Entscheidungen herbeizuführen und nötige Anpassungen umzusetzen.

Die wichtigsten Aufgaben der Projektsteuerung

Termine überwachen

Ein Terminplan zeigt, welche Aufgaben voneinander abhängen und wann wichtige Ergebnisse erwartet werden. Regelmässige Statusprüfungen machen sichtbar, ob Meilensteine gefährdet sind. Bei Verzögerungen sollte nicht nur ein neues Datum festgelegt werden: Wichtig ist auch, die Ursache und die Auswirkungen auf nachfolgende Aufgaben zu prüfen.

Kosten und Ressourcen im Blick behalten

Die Steuerung vergleicht geplante und tatsächliche Aufwände. Dazu zählen beispielsweise interne Arbeitsstunden, externe Dienstleistungen und Materialkosten. Werden Abweichungen früh erkannt, können Verantwortliche den Umfang, die Prioritäten oder die Ressourcenplanung überprüfen.

Leistungsumfang und Qualität sichern

Änderungen am Projektumfang können Zeit und Budget beeinflussen. Deshalb sollten neue Anforderungen dokumentiert und hinsichtlich ihrer Folgen bewertet werden. Qualitätskriterien helfen zudem zu überprüfen, ob die gelieferten Ergebnisse den vereinbarten Erwartungen entsprechen.

Risiken und Abhängigkeiten behandeln

Risiken sind mögliche Ereignisse, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Ein Risikoregister hält sie, ihre möglichen Auswirkungen und geplante Gegenmassnahmen fest. Ebenso wichtig ist es, Abhängigkeiten zwischen Teams, Lieferanten oder anderen Projekten transparent zu machen.

Informationen verständlich teilen

Regelmässige Berichte und kurze Abstimmungen sorgen dafür, dass Beteiligte denselben Informationsstand haben. Ein guter Statusbericht beschreibt nicht nur, was erledigt wurde, sondern auch, was als Nächstes ansteht, welche Hindernisse bestehen und wo eine Entscheidung benötigt wird.

Ein praktischer Ablauf für die Projektsteuerung

Ziele und Erfolgskriterien festlegen: Beschreiben Sie die erwarteten Ergebnisse und wie deren Erreichung beurteilt wird.
Plan erstellen: Gliedern Sie das Vorhaben in Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten. Schätzen Sie Zeitaufwand, Kosten und benötigte Ressourcen.
Ausgangslage dokumentieren: Halten Sie die vereinbarte Planung fest. So lassen sich spätere Änderungen und Abweichungen nachvollziehen.
Fortschritt regelmässig prüfen: Vergleichen Sie den aktuellen Stand mit dem Plan und aktualisieren Sie relevante Informationen.
Abweichungen bewerten: Untersuchen Sie Ursachen, Auswirkungen und mögliche Handlungsoptionen, statt nur einzelne Kennzahlen zu betrachten.
Massnahmen nachverfolgen: Legen Sie fest, wer welche Massnahme bis wann umsetzt, und prüfen Sie deren Wirkung.
Ergebnisse abschliessen: Nehmen Sie die Ergebnisse ab, dokumentieren Sie offene Punkte und halten Sie wichtige Erkenntnisse für künftige Projekte fest.

Geeignete Kennzahlen und Werkzeuge

Die passenden Kennzahlen hängen von Art und Grösse des Projekts ab. Häufig hilfreich sind der Terminstatus wichtiger Meilensteine, der Budgetverbrauch, der Fortschritt zentraler Arbeitspakete, offene Entscheidungen und die Entwicklung wesentlicher Risiken. Kennzahlen sollten verständlich sein und konkrete Gespräche oder Entscheidungen unterstützen.

Projektmanagement-Software kann Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine, Dokumente und Statusmeldungen an einem Ort bündeln. Für kleinere Vorhaben genügen manchmal eine übersichtliche Aufgabenliste und ein regelmässiger Austausch. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Funktionen, sondern dass das Team die gewählten Werkzeuge konsequent und einheitlich verwendet.

Häufige Fehler vermeiden

Unklare Ziele: Ohne verbindliche Ergebnisse lässt sich Fortschritt nur schwer bewerten.
Zu starre Planung: Ein Plan sollte Orientierung bieten und bei begründeten Änderungen angepasst werden können.
Zu seltene Statusprüfungen: Probleme werden dann oft erst sichtbar, wenn kaum noch Handlungsspielraum besteht.
Unklare Verantwortlichkeiten: Jede wichtige Aufgabe und Entscheidung sollte einer zuständigen Person oder Rolle zugeordnet sein.
Berichte ohne Konsequenzen: Statusinformationen sind nur dann nützlich, wenn daraus bei Bedarf Entscheidungen und Massnahmen folgen.

Fazit

Projektmanagement und Projektsteuerung ergänzen sich: Das Projektmanagement gibt dem Vorhaben Richtung und organisiert die Zusammenarbeit. Die Projektsteuerung liefert den Überblick über Fortschritt, Kosten, Termine, Qualität und Risiken. Mit klaren Zielen, regelmässigen Prüfungen und nachvollziehbaren Entscheidungen lassen sich Abweichungen früh behandeln und Projekte verlässlicher zum Abschluss bringen.

Effektive Tipps für erfolgreiches Projektmanagement und -steuerung

Definiere klare Ziele und Zuständigkeiten.
Plane Meilensteine realistisch.
Prüfe regelmäßig Kosten, Termine und Qualität.
Erkenne Risiken früh und plane Gegenmaßnahmen.
Kommuniziere Änderungen transparent im Team.

Definiere klare Ziele und Zuständigkeiten.

Klare Ziele und Zuständigkeiten bilden die Grundlage für eine wirksame Projektsteuerung. Formuliere konkret, welche Ergebnisse erreicht werden sollen, woran der Erfolg gemessen wird und bis wann die Ziele zu erfüllen sind. Weise anschliessend Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse eindeutig den zuständigen Personen zu. So wissen alle Beteiligten, worauf sie hinarbeiten, wer welche Schritte verantwortet und an wen sie sich bei Fragen oder Hindernissen wenden können.

Plane Meilensteine realistisch.

Plane Meilensteine realistisch, damit sie dem Projektteam Orientierung geben und den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln. Berücksichtige Abhängigkeiten, verfügbare Ressourcen, Entscheidungswege und mögliche Verzögerungen – statt Termine nur nach Wunsch festzulegen. Prüfe den Zeitplan regelmässig und passe ihn an, wenn sich Voraussetzungen ändern. So werden Risiken früh sichtbar und Meilensteine bleiben eine verlässliche Grundlage für die Projektsteuerung.

Prüfe regelmäßig Kosten, Termine und Qualität.

Prüfe regelmässig, ob Kosten, Termine und Qualität noch im vereinbarten Rahmen liegen. Vergleiche den aktuellen Projektstand mit der Planung und halte Abweichungen frühzeitig fest. So kannst du Ursachen klären, rechtzeitig Gegenmassnahmen einleiten und verhindern, dass kleine Probleme den Projekterfolg gefährden.

Erkenne Risiken früh und plane Gegenmaßnahmen.

Erkenne Risiken früh und plane passende Gegenmassnahmen, bevor kleine Probleme den Projektverlauf gefährden. Prüfe regelmässig, welche Ereignisse Termine, Kosten, Qualität oder Ressourcen beeinträchtigen könnten, und bewerte ihre Wahrscheinlichkeit sowie ihre möglichen Auswirkungen. Halte die wichtigsten Risiken mit einer verantwortlichen Person und konkreten Massnahmen fest. So kann das Projektteam rechtzeitig reagieren, statt unter Zeitdruck nach Lösungen suchen zu müssen.

Kommuniziere Änderungen transparent im Team.

Kommuniziere Änderungen transparent im Team, sobald sie absehbar sind. Erkläre, was sich ändert, warum die Anpassung notwendig ist und welche Auswirkungen sie auf Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten hat. Gib den Teammitgliedern Gelegenheit, Fragen zu stellen, und halte wichtige Entscheidungen schriftlich fest. So bleiben alle auf dem gleichen Informationsstand, können ihre Arbeit rechtzeitig anpassen und Missverständnisse werden vermieden.